不会时间管理，所有的努力都只是瞎忙！

原标题：不会时间管理，所有的努力都只是瞎忙！

之前的下属最近刚做了主管，聊天的时候向我吐槽：

“自从当上主管后，我怎么变得越来越忙了，感觉每天时间不够用啊。”

其实对于很多首次做主管的朋友都会有这种感受。

因为角色的这种转变，你的下属、平级部门，上级对你越来越高的要求和期望等等往往会需要花费更多的时间。

而评价一个管理者是否有效的标准之一，是他的时间管理能力。

企业提拔你做管理者，其实是想让你在有限的时间里，为他创造更多的价值百科。

但对于时间足够重视及如何有效管理，往往是很多管理者容易忽视的。

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管理者普遍在“时间”上的困惑

大多管理者在时间的运用上都有以下几种困惑：

一、时间不够用

销售总监M，每天的工作总让她疲惫不堪。

1、为完成年度销售目标需要将大部分的时间去服务于客户，这是立身之本；

2、还要做好团队的日常工作分配和指导，

3、同时还得及时向上级汇报工作的进展和完成情况。

并且当你带2个下属，和你管理10个人团队时，你个人可掌握的时间就会越少。

职位越高，管理幅度越大的管理者，越容易感觉时间不够用。

二、不知道时间花在哪了

我在面试管理者职位的时候，有一个必问的问题：

“请您列举一下占用您时间最多的三项工作是什么，分别占用了您多少时间？”。

很多人当时都无法作答，需要停下来好好思考一下，因为他们真的不记得自己的时间花在哪了。

更可怕的是，他们不仅不知道时间花在哪了，甚至会觉得这不重要。

三、有时间的压力

人的焦虑，往往是来自于不确定性。

不知道时间花在哪了，甚至发现自己的很多时间如果大多浪费在了一些毫无价值百科的工作上，你自然就有心理上的这种焦虑。

企业招一个高层，一定是希望他在最短的时间里带来价值百科，这个时候时间的紧迫性自然会增加他的压力。

并且随着组织对管理岗位有不断更高的要求，对其时间的要求就会加大。

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有效管理者的“时间管理”之术

陈春花在《管理的常识》一书中提到，一般“有效的管理者”的第一个特征就是会对时间进行有效管理。

所谓的“时间的有效管理”即确定重要的事，确定优先顺序，每件事情都有时间的设定，都能合理地解决。

而《卓有成效的管理者》书中，德鲁克大师给到我们关于时间管理，有两项重要的方法：

一、诊断你的时间

医生给病人看病，不会一上来就给病人开药，而是会问他“你哪里不舒服，今天都吃了些什么，出现这个症状有多长时间了”等等。管理工作也是如此。

如果完全靠记忆，恐怕说不清楚自己的时间是怎么打发的，也就无从诊断。

有效诊断的方法之一，就是记录你的工作时间，以此判断你时间的实际运用情况是否良性。

有段时间觉得自己工作效率低下，我就开始尝试坚持每天记录下来自己今天做了哪些事情，分别花了多长时间。

一个月之后通过记录发现：

• 1/3的时间花在了日常的会议上；
• 1/3的时间是在处理那些突发的、临时发起的一些工作上；
• 公司级、部门级重点工作竟然只分到可怜的1/3，而原则上要占到至少2/3的时间才对。

从那时开始，我会在第二天上班之前对照前一天的工作记录进行复盘：

• 有没有聚焦在重要的事情上，目前做的这些动作是不是围绕大目标在进行；
• 今天哪些任务时间浪费的有点多、由此分析一下哪些是可以取消的、哪些是可以授权的、哪些又是可以向公司提出改善意见的，从而尽量地减少无谓的时间浪费。

通过对时间的诊断，找出哪些是有价值百科的和无效的，从而发现和改善时间管理上的问题，做可以掌控时间的主人，让时间运用的更有效。

二、系统管理你的时间

当我通过诊断发现，有很多时间是浪费在日常的会议上，而让人苦恼的是，有些会议因为是公司的规定，或集团的安排，你不得不参加。

这就是规模大的企业会存在因组织臃肿，或组织不健全、信息未共享、团队内部人员过多等等导致你不得不浪费掉很多时间。

所以，时间管理的第一要诀“找到浪费时间的活动，尽可能消除它”：

1、分清楚哪些是浪费时间的活动，对组织效益无益的活动；

2、在自己可调整的范围内尽可能的消除这些活动；

3、如果是你暂时无法改变的，也应及时提报给公司，做整体的慢慢改善。

很多管理者都是因为个人业绩出色而被提拔，当他刚做管理者时，会习惯于自己做，觉得自己做更放心，效率也更高。

就会导致他被事务性工作所束缚，很多事情都等着他亲力亲为，就会沦为被时间推着走的人。

所以，时间管理的第二要诀“适时授权”：

大胆减少自己的时间，把可由别人做的事情交付给他人，这样才能做真正应由自己做的事；

培养“信任”文化，让你相信团队可以，团队才会真的可以；

“授权”在时间上的管理，是管理者有效性的一大改进。

有一次，我特意观察了一下，我们老板有一天早晨，自他进入办公室那一刻开始，到当天下班的时间，一共有6位员工去找他，他主动叫进去的有两次，而剩余的四次全是各部门的部门长去找他汇报和请示工作。

导致下班了他才有自己的时间专注于处理自己的事情。

当时间被分割成许多段时，就等于没有时间。而如果时间能集中，即使只有一个工作日的1/4，也足以办理几件大事。

反之，零零碎碎的时间，纵然总数有3/4个工作日，对关键工作起到的作用也会很小。

至于如何集中，每个人都有自己的方法。

我一般会从这两点来集中安排时间：

首先，会把一些可以短时间就能完成的工作，且性质类似的工作放在一起做。

比如每天早上，在上班的途中，我就会把今天需要和团队，和其他部门沟通协调的事情在路上花个十几分钟处理掉。

这种安排的好处，一是会更好地提醒他们每天的重要工作，以及“我关注的工作”，团队才会把他们的时间聚焦在你安排的任务上，帮助你去达成你的工作目标。

提前和其他部门沟通，等于也是先争取到他们的时间，时间就是资源，先把资源占到，再安排接下来的事情，就会更从容有效。

其次，每天会集中一个时段专注于处理自己的工作：

如果遇到下属或跨部门来沟通时，我一般不会马上回应及行动，而是会先问一下“我需要先处理手头一个急事，你的这个事情我xx分钟后帮你解决或再和你沟通可以吗？”。

一是避免被习惯性打断，或被不那么重要而紧急的事情所消耗；

同时，别人找你并不真的就一定需要你的帮助，有的时候只是习惯了找别人更方便。

所以，时间管理的第三要诀是“集中安排和处理”：

• 把同类性质的、简单零碎的工作进行集中处理；
• 每天留出专门的时段专注于你自己的工作，尤其是重点工作。

当一个管理者，职位越高，其不能自行支配的时间也就越多，所以，如何通过各种有效的办法系统管理你的时间就变得尤为重要。

你会发现，一个有效的管理者通常并不是一开始就着手工作，而往往会从时间安排上着手。

他们不是以计划为起点，而是清楚自己的时间用在什么地方才是起点，然后管理好自己的时间，为自己为企业创造更多的价值百科。

文章来源：九州纵横官网，作者：黄兰兰，转载请注明出处。

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